Het decreet 'jeugdverblijfcentra' wil een stimulans geven voor het aantal jeugdverblijfplaatsen in Vlaanderen en tegelijk waken over voldoende diversiteit. Daartoe worden werkings- en personeelssubsidies uitbetaald.
Een eerste belangrijke voorwaarde om subsidies te kunnen krijgen, is dat je erkend bent binnen het decreet 'toerisme voor allen'. Er zijn echter nog een aantal bijkomende voorwaarden, we sommen de belangrijkste op:
- De uitbating moet gebeuren door een vzw of een gemeentelijk iva (intern verzelfstandigd agentschap).
- Er moet een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid afgesloten zijn.
- Jeugdwerkverenigingen (uit Vlaanderen, Wallonië of buitenland) moeten tijdens de schoolvakanties minimaal zes maanden eerder kunnen boeken dan niet-jeugdwerk. Ze moeten ook in een substantieel lagere prijscategorie vallen.
- In het jeugdverblijf kunnen minstens 40 personen slapen.
- Jeugdverblijfcentra type A of B moeten minstens verhuurbaar zijn gedurende 50 dagen in de maanden juli en augustus. Op jaarbasis moeten minstens 1 000 overnachtingen gerealiseerd worden voor jongeren (d.i. jonger dan 31 jaar).
- Jeugdverblijfcentra type C moeten minstens 200 dagen per jaar verhuurbaar zijn, waarvan minstens 80 dagen tijdens de schoolvakanties. Op jaarbasis moeten minstens 2 000 overnachtingen gerealiseerd worden voor jongeren, waarvan minstens 1 000 buiten de maanden juli en augustus. Bovendien moeten ze jaarlijks minstens 10 jeugdwerkverenigingen (uit Vlaanderen, Wallonië of buitenland) ontvangen.
Jeugdverblijfcentra type A, B en C komen in aanmerking voor een werkingssubsidie.
Voor jeugdverblijfcentra type A en B wordt de werkingssubsidie berekend op basis van het aantal jeugdovernachtingen (d.i. jonger dan 31 jaar). Voor jeugdverblijfcentra type A is de werkingssubsidie beperkt tot maximaal 2 000 euro, voor jeugdverblijfcentra type B geldt een maximum van 3 000 euro.
De werkingssubsidie van jeugdverblijfcentra type C wordt berekend op basis van het aantal overnachtingen door jeugdwerk. Deze jeugdwerkverenigingen hoeven niet per se uit Vlaanderen te komen, ook Waalse en buitenlandse verenigingen worden sinds 2009 meegeteld. De werkingssubsidie kan oplopen tot maximaal 11 500 euro.
De aanvraag van een werkingssubsidie moet gebeuren voor 1 november en geldt voor een periode van vier jaren. De aanvraag hoeft niet te gebeuren voor jeugdverblijfcentra type C die reeds een toekenning van een personeelssubsidie hebben ontvangen, deze houdt nl. ook automatisch de toekenning van een werkingssubsidie in.
Jeugdverblijfcentra type C kunnen genieten van een personeelssubsidie. Afdeling Jeugd hanteert hierbij een maximum van 25 000 euro per toegekend voltijds equivalent. Afdeling Jeugd houdt bij de beoordeling rekening met volgende factoren: aard van het jeugdverblijfcentrum, grootte van het domein, aantal erkende bedden, locatie, personeelsinzet, gerealiseerde overnachtingcijfers, bezettingsgraad, financiële resultaten en toekomstvisie van het jeugdverblijfcentrum.
De toekenning van een personeelssubsidie heeft desgevallend betrekking op het volledige domein (dus mogelijks een combinatie van meerdere jeugdverblijfcentra).
De aanvraag gebeurt aan de hand van een aanvraagformulier en verantwoordingsnota, in te dienen voor 1 april. De aanvraag geldt voor een periode van vier jaren.
Opgelet: als overgangsmaatregel wordt de indiendatum in 2013 opgeschoven naar 1 mei. Dit is dus voor de personeelssubsidie voor de periode 2014-2017.
Afdeling Jeugd verspreidt een oproep voor aanvragen van werkingssubsidies naar erkende jeugdverblijven. Deze aanvraag is geldig voor een periode van vier jaren.
Het aanvraagformulier moet naar Afdeling Jeugd verstuurd worden voor 1 november van het voorgaande jaar. Concreet: de werkingssubsidie voor 2014-2017 dient aangevraagd te worden voor 1 november 2013.
Voor jeugdverblijfcentra die reeds over een toekenning van de personeelssubsidie beschikken, houdt deze toekenning automatisch de aanvraag van de werkingssubsidie in.
Afdeling Jeugd verklaart voor 1 februari van het aanvangsjaar van de vierjarenperiode je aanvraag ontvankelijk, als aan de minimale voorwaarden is voldaan (bijvoorbeeld aanvraag door vzw, capaciteit van minstens 40 personen, voorboekingsrecht voor jeugdwerk ...).
Tijdens het jaar hou je je overnachtingscijfers bij (bijvoorbeeld via de statistiekenmodule op jeugdverblijven.be).
Elke uitbater moet jaarlijks voor 1 februari volgend op het werkingsjaar waarop de subsidie slaat een werkingsverslag indienen. Concreet: het werkingsverslag voor de subsidie 2014 moet ingediend worden tegen 1 februari 2015 (omdat dan ook de overnachtingscijfers van 2014 bekend zijn).
De in te vullen overnachtingcijfers voor het werkingsverslag worden ook berekend via de statistiekenmodule en moeten dan enkel nog ingevuld worden op het standaardformulier dat Afdeling Jeugd ter beschikking stelt.
Voor 1 april laat Afdeling Jeugd schriftelijk weten of het jeugdverblijf al dan niet gesubsidieerd wordt en hoe groot het subsidiebedrag normaal gezien zal zijn. De uitbater heeft dan 14 dagen tijd om hier eventueel op te reageren. Voor 1 mei kleeft Afdeling Jeugd een definitief bedrag op de werkingssubsidie.
De werkingssubsidie wordt bepaald door het aantal overnachtingen van jeugd (type A en B) of jeugdwerkverenigingen (type C) en wordt berekend aan de hand van het werkingsverslag.
Enkele weken later volgt de uitbetaling. Dit betekent inderdaad dat werkingssubsidies steeds worden uitbetaald na het einde van het jaar waarop ze betrekking hebben. Bijv. de werkingssubsidie 2014 wordt uitbetaald in het voorjaar van 2015.
Aan de hand van het aanvraagformulier en de verantwoordingsnota, kan de personeelssubsidie worden aangevraagd. Voor 1 april voorafgaand aan de vierjarenperiode waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, moet de nota ingediend zijn.
Uitzondering: voor de aanvraag personeelsubsidie 2014-2017 kan de aanvraag ingediend worden tot 1 mei.
Ten laatste op 1 augustus wordt door Afdeling Jeugd al dan niet de personeelssubsidie voor het komende vierjarenperiode toegekend.
Als de uitbater hier niet akkoord mee gaat, kan hij/zij bezwaar indienen tot 1 september.
Ten laatste voor 1 oktober neemt Afdeling Jeugd dan een definitieve beslissing.
Tijdens het jaar wordt per kwartaal 22,5 % van de personeelssubsidie uitbetaald. De resterende 10 % wordt voor 1 juli van het volgende jaar betaald, na voorlegging van het werkings- en financieel verslag.
Het werkingsverslag moet voor 1 februari en het financieel verslag voor 1 april ingediend worden, volgend op het werkingsjaar waarop de subsidie slaat.