Om je klanten tevreden te stellen, moet je weten wie je klanten zijn. Voor jeugdverblijven zijn dit logischerwijs de jeugdgroepen, maar ook scholen, sportverenigingen en families verblijven er wel eens. Voldoen aan de uiteenlopende verlangens van alle soorten groepen is bijna onmogelijk. Keuzes zullen zich ongetwijfeld opdringen. Duidelijkheid scheppen over de mogelijkheden en beperkingen van het jeugdverblijf is noodzakelijk als je nadien eventuele ontgoochelingen wil vermijden.
Klantentevredenheid hangt niet alleen samen met het gebouw of met de omgeving waar het jeugdverblijf gelegen is. Ook de communicatie tussen de uitbater en de verblijvende groep beïnvloedt de tevredenheid. De inhoud, het tijdstip en de manier waarop dit gebeurt, speelt namelijk een belangrijke rol.
Lees meer over klantentevredenheid in HuisWerk.
Je kan voorzien in los materiaal dat voor de verblijvende groep ter beschikking ligt: bijvoorbeeld stafkaarten of bestaande fietsroutes ter ondersteuning van tochten, een koffer met daarin gezelschapspelen, een volledig gamma aan sportartikelen of allerlei strandattributen voor jeugdverblijven aan de kust.
Een andere mogelijkheid is het verwezenlijken van één of meerdere sportterreinen, een touwenparcours of enkele speeltoestellen rondom het jeugdverblijf. Hou in dit geval wel rekening met de regelgeving op de speeltoestellen. Binnen kan de dagzaal misschien voorzien worden van didactisch of audiovisueel materiaal.
Naast het ontlenen, huren of aankopen van allerlei animatiemiddelen, kan je ook zelf de animatie verzorgen of externe organisaties aanspreken. Dan denken we aan het inhuren van clowns, het aanbieden van gidsbeurten of geleide natuurwandelingen enz. De klassieke jeugdverenigingen hebben hier vaak minder een boodschap aan, zij werken hun programma liever zelf uit, maar heel wat scholen maken hier wel dankbaar gebruik van.
Dieren zorgen ongetwijfeld voor de nodige animatie. Toch blijf je als uitbater verantwoordelijk voor het welzijn van de dieren. De wet bepaalt o.m. ook welke dieren je mag houden.
De website van Gaia biedt een overzicht van de regelgeving bij het houden van dieren.
Toerisme Vlaanderen kan tot 40 % van de kosten voor animatie subsidiëren via het decreet 'toerisme voor allen'. De voorbeelden van animatiemiddelen die hierboven werden gegeven, komen zeker in aanmerking.
Daarnaast komen gemaakte personeelskosten eveneens in aanmerking voor subsidiëring zolang ze duidelijk en ondubbelzinnig aan animatie kunnen worden toegewezen. Voorbeelden hiervan zijn freelance contracten of contracten voor de periode van de animatie, ook al vind je deze persoon op je eigen loonlijst terug. Wie daarentegen op de loonlijst staat van een jeugdverblijf en slechts sporadisch de animatie ondersteunt, komt er niet voor in aanmerking.
Klik hier voor meer info over animatiesubsidies.
Lees meer over animatie in HuisWerk.
Goede afspraken maken goede vrienden en daarvoor heb je een overeenkomst nodig. Zo'n overeenkomst biedt voor beide partijen zekerheid over rechten en plichten.
Om tot een geldige overeenkomst te komen, worden wel best bepaalde regels in acht genomen. Zo vermijd je onaangename verrassingen.
In de (huur)overeenkomst vermeld je minstens volgende zaken:
- plaats en datum van ondertekening
- naam, adres en eventueel geboortedatum van de partijen (en hun vertegenwoordigers)
- tijdstip van begin en einde van het verblijf
- ligging, comfort en belangrijkste kenmerken van het gehuurde goed
- aard en aantal van inbegrepen diensten (bijvoorbeeld maaltijden of spelmateriaal)
- de afgesproken prijs
- de voorwaarden voor een eventuele prijsherziening
- de betalingstermijn en de wijze van betaling (voor voorschot, waarborg en saldo)
- bijzondere afspraken
- voorwaarden om het contract te verbreken, hetzij door huurder, hetzij door verhuurder
- aard van niet-inbegrepen diensten en hun prijs (bijvoorbeeld schoonmaak)
- verwijzing naar het huishoudelijk reglement (meer info op onze pagina rond huishoudelijk reglement)
Lees meer over de overeenkomst in HuisWerk.
Het huishoudelijk reglement is een zeer belangrijk instrument, het legt nl. een aantal afspraken vast tussen verhuurder (uitbater van het jeugdverblijf) en huurder (meestal een jeugdgroep). Niet dat elk verblijf leidt tot problemen, verre van zelfs, maar als er dan toch eens discussie is, kunnen beide partijen terugvallen op het huishoudelijk reglement. Daarom wordt er in een contract vaak ook verwezen naar het huishoudelijk reglement of wordt het ondertekend bij aankomst van de groep.
In een huishoudelijk reglement kunnen zeer veel zaken aan bod komen. Denken we maar aan afspraken rond aankomst en vertrek van de groep, uren van maaltijden, roken, kampvuur, brandpreventie, slaaplokalen, schoonmaak, afvalselectie, (geluids)overlast, energie, maximumcapaciteit, feestjes, huisdieren enz.
Lees meer over het huishoudelijk reglement in HuisWerk.
Dat het huishoudelijk reglement geen statisch ding mag zijn, bewees het artikel in HuisWerk zelf. Daarin werd geschreven dat duidelijk moet worden vermeld in welke lokalen roken toegelaten is. Ondertussen bestaat er echter een koninklijk besluit waarin roken in openbare lokalen, dus ook jeugdverblijfcentra, verboden wordt. Dit wordt dan ook best opgenomen in het huishoudelijk reglement.
Lees meer over het rookverbod in HuisWerk.
Groepen goed informeren is niet altijd eenvoudig. Nochtans vormt dit de basis voor een goede relatie tussen de groep en de uitbater en bijgevolg een probleemloos verblijf. Wat maakt informeren dan zo moeilijk soms?
Hoe kan je die groepen het best informeren? Welke informatie moeten ze ontvangen? Wanneer doe je dit? Wie moet de informatie krijgen en hoe wordt deze
bezorgd? Volstaat de klassieke papieren informatiemap nog of zijn er efficiëntere manieren om groepen wegwijs te maken?
Lees meer over het informeren van groepen in HuisWerk.