Je bekijkt onze site het best met Internet Explorer 7
Definitie kampeerterrein
Decreet betreffende toeristische logies
Ruimtelijke ordening
Sanitair
Afval
Vuur maken
Geluidshinder
Boekhouding
Prijsberekening
Overeenkomsten
Huishoudelijk reglement
Promotie
Klantentevredenheid
Werken met vrijwilligers
Avontuurlijke speelruimte
HuisWerk 52 Financiële drempels
HuisWerk 53 Mobiliteit
huiswerkmagazine
Nieuws
25/10/2018

Via de aankoopcentrale CASE kunnen uitbaters extra kortingen bekomen op food- en ...

13/06/2018

De invoering van de GDPR wijzigde ook de spelregels voor de beveiligingscamera's. Meer ...

17/01/2018

De infodag, georganiseerd door het Fonds Culturele Infrastructuur, zal bestaan uit een programma ...

17/01/2018

De grensbedragen voor de vrijwilligersvergoeding zijn in 2018:

- 34,03 euro ...

06/11/2017

Woensdagavond 6 en 13 december wordt er samen met Afdeling Jeugd, De Ambrassade, VVSG en VVJ een ...

Definitie kampeerterrein
Kampeerterreinen zijn openluchtrecreatieve verblijven waar jeugdgroepen tijdelijk in tenten overnachten. Het voorzien van speciale faciliteiten zoals water, elektriciteit of een sanitair blok is niet verplicht. Een kampeerterrein is dan ook geen camping.
Decreet betreffende toeristische logies

Toerisme Vlaanderen wil dat wat aangeboden wordt op de toeristische markt kwaliteitsvol is. Wie logies aanbiedt op de toeristische markt moet daarom voldoen aan de voorwaarden uit het logiesdecreet.

Hierop gelden enkele vrijstellingen - opgesomd onder artikel 3 - die voor de jeugdsector van belang zijn. Eén van de vrijstellingen betreft de zogenaamde terreinen voor openluchtrecreatieve verblijven.

Een terrein mag gebruikt worden om te kamperen voor een evenement of tijdelijk festival of door jeugdgroepen onder toezicht van één of meerdere begeleiders, dit tot maximaal 75 kalenderdagen per jaar. Hierdoor moeten bijvoorbeeld landbouwers die een weide tijdelijk ter beschikking stellen voor een tentenkamp, niet voldoen aan toeristische minimumnormen.

De eigenaar of exploitant moet de burgemeester van de gemeente waar het terrein ligt vooraf wel schriftelijk op de hoogte brengen. Dit kan afzonderlijk gebeuren (per verblijf) of met een eenmalig schrijven (voor een langere periode).

Ruimtelijke ordening
Zolang de bestemming van het terrein niet in het gedrang komt kan kamperen beschouwd worden als recreatief medegebruik. Dit wil zeggen dat kamperen in alle bestemmingszones, dus ook in agrarisch gebied en bos- en natuurgebied, in principe toegelaten kan worden. Een aanvraag indienen bij de gemeente - die de aanvraag ook kan weigeren - is verplicht.

De wetgever voorziet dus de mogelijkheid om gronden dubbel te gebruiken, maar dan voor een beperkte periode. Een weide in landbouwzone kan dus tijdens de zomermaanden gebruikt worden op voorwaarde dat er geen constructies, verhardingen of terreiningrepen worden aangebracht die normaal landbouwgebruik in de overige maanden belemmert.

Als eigenaar moet je geen stedenbouwkundige vergunning aanvragen aan het gemeentebestuur als je het terrein maximaal vier keer ter beschikking stelt voor een periode van 30 dagen voor een tentenkamp. Wil je als eigenaar meer verhuren, dan word je onderhevig aan het decreet op de ruimtelijke ordening.

Sanitair
Water

Water voorzien op een kampterrein is niet verplicht. Groepen kunnen beslist zelf voorzien in drinkbaar water. Toch biedt drinkbaar water extra comfort aan de groepen. Is een aansluiting op het leidingsnet niet mogelijk, dan behoort grondwater oppompen misschien tot de mogelijkheden. Laat dit water wel jaarlijks ontleden door een door het Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie erkend ontleedcentrum of door de provinciale gezondheidsinspectie.

Voor het oppompen van grondwater is een milieuvergunning vereist. Een milieuvergunning aanvragen gebeurt via de gemeente waar de tentengrond is gelegen. De milieudienst vraagt vervolgens advies aan de Vlaamse Milieu Maatschappij (VMM) die een uitgebreid onderzoek voert.

Het toilet

Behoort een sanitair blok op het kampeerterrein niet tot de mogelijkheden dan kan een mobiel toilet huren bij een gespecialiseerde firma een alternatief zijn. Een voordeel is alvast dat die firma's dikwijls instaan voor het ledigen ervan. De huurprijs kan verrekend worden aan de groepen.

Een andere mogelijkheid bestaat eruit dat groepen zelf moeten voorzien in een mobiel toilet of dat het gebruik van een hudo - eenvoudig zelfgemaakte toiletten waar uitwerpselen in een put in de grond terechtkomen, toegelaten wordt. Het gebruik van hudo's is niet gereglementeerd en is bijgevolg toegelaten in Vlaanderen.
Addertje onder het gras: in natuur- en bosgebied is putten graven verboden. Toestemming van het Agentschap voor Natuur en Bos is in dit geval wel noodzakelijk.
Andere tips:
- Wijs groepen de locatie van de hudo aan. Hou daarbij minstens 10 meter afstand van waterlopen en 100 meter van waterwinningsgebied. 
- Verbied het gebruik van bleekwater en chloorverbindingen. Plantaardige aroma's of een laagje zand of aarde helpen evengoed tegen onaangename geuren.
- Beperk het aantal hudo's tot 1 op 15 personen.
Afval

Afval is onvermijdelijk. Daarom is het nuttig na te denken over een afvalbeleid. Gelukkig hoef je het warm water niet uit te vinden. Met enkele belangrijke principes in het achterhoofd (zoals het maximaal voorkomen van afval en goed sorteren) ), kan je grote stappen zetten in het beheersen van het afvalprobleem. Ook wettelijk is er reeds veel vastgelegd. Zo bestaat er een onderscheid tussen huishoudelijk en bedrijfsafval en wordt sorteren steeds meer verplicht.

In deze tekst bekijken we wat voor onze sector van toepassing is, hoe we de principes best omzetten in de praktijk en welke hulpmiddelen ons kunnen verder helpen.

Noot: belangrijk is dat de verblijvende groep goed geïnformeerd wordt over de regelgeving want wat thuis kan, kan plots in een andere gemeente niet meer. En dit kan voor verwarring zorgen.

GFT putten

Het ingraven van groente-, fruit- en tuinafval is verboden omdat het afvalstoffendecreet (decreet van 2 juli 1981 betreffende de voorkoming en het beheer van afvalstoffen) dit als sluikstorten beschouwt.

Vuur maken

Vuur maken is een veel voorkomende activiteit op en rondom het  kampeerterrein. Dat blijkt uit de resultaten van het doelgroepenonderzoek. Maar wat kan er nu wel en wat niet?

Lees meer over vuur maken in HuisWerk

Geluidshinder

Beter een goede buur dan een verre vriend... Het is in heel wat gevallen een waarheid als een koe. Ook voor kampeerterreinen is een goede relatie met de buren meer dan wenselijk. Goed communiceren met de buurt is daarom heel belangrijk. Zorg ervoor dat de omwonenden een aanspreekpunt hebben, maar ook dat ze min of meer een zicht hebben op wat de afspraken met de verblijvende groep zijn.

Daarnaast is het ook nodig om met de verblijvende groepen een aantal zaken goed af te spreken. Zeker als het gaat over geluidsoverlast of het veroorzaken van schade.

Wat kan je afspreken? Enkele preventieve maatregelen om de overlast te beperken en de eventuele gevolgen indien daaraan geen gevolg wordt gegeven.

Over de relatie met de buren, geluidsoverlast en het eisen van schadevergoedingen werden reeds artikels geschreven die ook voor kampeerterreinen gedeeltelijk van toepassing zijn.

Lees meer over de relatie buren in HuisWerk.
Lees meer over geluidsoverlast in HuisWerk.
Lees meer over het eisen van schadevergoedingen in HuisWerk.

Boekhouding
Een boekhouding verplicht je om bij te houden wat je inkomsten en uitgaven zijn en leert je meer over je financiële toestand. Maar is boekhouden ook verplicht voor uitbaters van kampeerterreinen? Hangt ervan af...
Grote vzw's
Vzw's moeten verplicht een boekhouding voeren. Welke boekhouding precies, is afhankelijk van de grootte van de vzw. Grote vzw's voldoen aan minstens twee of drie van volgende voorwaarden: maximaal vijf werknemers, maximaal 250 000 euro ontvangsten en een balanstotaal van maximaal 1 000 000 euro. Zij zijn verplicht om een dubbele boekhouding te voeren. Hoe dit precies moet bijgehouden worden, kan je best navragen bij een boekhouder.
Kleine vzw's

Als maximaal één van bovenstaande voorwaarden is voldaan, spreken we over een kleine vzw. Voor hen volstaat een vereenvoudigde boekhouding die in principe neerkomt op het bijhouden van de kasverrichtingen. Alle uitleg vind je in een brochure van FOD Justitie. Toch is dit niet zo eenvoudig als het lijkt, want op het einde van het jaar moet alles in een overzicht gegoten worden én moet er een inventaris worden opgemaakt. Het vraagt de nodige discipline om dit zelf tot een goed einde te brengen en als je dan toch een boekhouder onder de arm neemt, kan je beter meteen een dubbele boekhouding voeren.

Andere
Voor particuliere uitbaters is boekhouden geen verplichting.

Vennootschappen ten slotte zijn uiteraard ook verplicht om een boekhouding te voeren volgens de wettelijke normen.
Prijsberekening

Een gezond financieel beheer is belangrijk. Daarom mogen de kosten op termijn zeker niet hoger liggen dan de inkomsten. Het is dus duidelijk dat de vraagprijs en de gemaakte kosten elkaar beïnvloeden. Hoe moet je de vraagprijs bepalen?

Het bepalen van de vraagprijs is echter niet evident. Hoe fel gaan prijzen stijgen, welke extra verplichtingen komen erbij en hoeveel groepen zullen verblijven? Het zijn maar enkele van de vele vragen die het bepalen van een vraagprijs bemoeilijken. Zeker voor wie start, is dit koffiedik kijken.

Welke prijsformules kan je hanteren?

- Een vast bedrag per nacht. Zo is er een duidelijk beeld van de te verwachten inkomsten.
- Een prijs per persoon per nacht. De inkomsten per nacht zijn dan echter onzeker. Om een minimum aan inkomsten te verzekeren is een minimumvraagprijs, eventueel uitgedrukt in een minimum aantal personen, zeker aangewezen.
- Kosten zoals afval en eventueel water en elektriciteit worden best apart gerekend. Zuinige groepen worden op die manier beloond.
- Extra kosten zoals dossierkosten en een veelheid aan kortingen worden best vermeden om een transparante prijs en duidelijke factuur te garanderen.

Voorschot en waarborg
Voor het verblijf wordt vaak gevraagd een voorschot of zelfs de volledige factuur te betalen. Dit bedrag wordt gezien als bevestiging van de reservatie. Wanneer het verblijf daarna geannuleerd wordt, kan een deel of het volledige bedrag worden afgehouden, afhankelijk van wanneer er precies geannuleerd wordt. Tijdens het verblijf wordt dan best nog een waarborg gevraagd. Deze waarborg dient als vergoeding voor schade of achtergelaten afval. Ook energiekosten kunnen van de
waarborg worden afgehouden. Zorg er wel voor dat het bedrag voldoende hoog is, want de perceptie leeft dat een waarborg terugbetaald wordt.
Contract is belangrijk
Om discussies bij de afrekening te vermijden, is een duidelijk contract belangrijk. Hierin staat zowel de wijze van factureren als betalen vermeld. Ook de annulatievergoeding wordt best duidelijk omschreven. Tot slot worden gevallen waarin de waarborg wordt ingehouden, ook best vermeld.
De energiefactuur
Voor de elektriciteitafrekening wordt gewerkt met tussentijdse voorschotfacturen, de slotfactuur wordt achteraf opgemaakt. Er kan gekozen worden voor een vaste of variabele prijs. Een vaste prijs heeft als voordeel dat het bedrag dat moet worden doorgerekend aan de groepen, gemakkelijker te bepalen is. De kostprijs van een vaste prijs ligt wel hoger, maar anderzijds ben je niet meer afhankelijk van de voorspelde prijsstijgingen.

De factuur wordt opgesplitst in een vaste abonnementsprijs, het effectieve verbruik, distribitie en transportkosten en een aantal taksen. Voor de verbruiksprijs kan gekozen worden tussen een normaal tarief, een tweevoudig tarief en een nachttarief.
De diverse facturen onder de loep
Wil je een beter zicht krijgen op de energiefactuur, dan kan je via je energieleverancier en op basis van de gekozen formule een tariefkaart opvragen waarop de diverse eenheidsprijzen vermeld staan. Op de website van de VREG (Vlaamse reguleringsinstantie voor de elektriciteits- en gasmarkt) kan je op basis van je eigen verbruik een prijssimulatie doen voor de verschillende energieleveranciers. Hou er wel rekening mee dat kortingen en acties niet worden meegenomen in de simulatie.
De waterfactuur

Sinds 1 januari 2016 berekenen alle Vlaamse drinkwatermaatschappijen de waterfactuur op dezelfde manier. Voor huishoudelijk verbruik geldt een progressieve tariefstructuur (wie meer verbruikt, betaalt meer), voor niet-huishoudelijk verbruik een vlakke tariefstructuur. Beide tariefstructuren zijn in onze sector mogelijk.

Een simulatie  van de waterfactuur kan je maken aan de hand van de informatie beschikbaar op de website van

de Vlaamse Milieumaatschappij (www.vmm.be) of navragen bij je eigen watermaatschappij.Is er een groot verschil tussen de progressieve en de vlakke tariefstructuur, schakel dan onmiddellijk om naar de goedkoopste tariefstructuur.

Meer informatie over de waterfactuur vind je in HuisWerk.

Wat nog niet werd vermeld, is dat jeugdverblijven die kiezen voor een vlakke tariefstructuur en meer dan 500 m³ leidingwater verbruiken per jaar (of beschikken over een eigen waterwinning), een dossier krijgen bij de Vlaamse Milieumaatschappij.

Wat zijn de gevolgen? Wie een dossier heeft, betaalt geen vastrecht voor de afvoer en de zuivering van het afvalwater. Wat je wel betaalt, zijn de gemeentelijke en bovengemeentelijke bijdragen.

De gemeentelijke bijdrage wordt bepaald door de rioolbeheerder die de keuze heeft tussen een standaardtarief of een individueel tarief op basis van de heffingsgegevens vermeld in het VMM-dossier. De bovengemeentelijke bijdrage wordt altijd berekend aan de hand van de heffingsgegevens.

Hoe de heffing precies berekend wordt, is zeer technisch, maar heeft wel een invloed op de eindafrekening. Hierdoor kunnen de tarieven iets hoger liggen dan hierboven vermeld. Toch blijft het zinvol om beide tarieven te vergelijken en onmiddellijk te kiezen voor de goedkoopste tariefstructuur.

Tot slot: wie een dossier heeft bij de Vlaamse Milieumaatschappij, krijgt twee afrekeningen: een afrekening van de watermaatschappij voor de productie en levering van het water en de afvoer van het afvalwater en een afrekening van de Vlaamse Milieumaatschappij voor de zuivering (daarin worden de voorschotten betaald aan de watermaatschappij automatisch verrekend).

Voor regen- en putwater kan er ook een saneringsbijdrage gevraagd worden omdat je het water gebruikt en dus ook vervuilt. Daarom moet je de eigen waterwinning melden aan de Vlaamse Milieumaatschappij.

Hoe energie en water factureren?
Factureren kan op twee manieren, ofwel met een forfait ofwel aan de hand van het effectieve verbruik. Het forfait heeft als voordeel dat de groep voordien de kostprijs kent. Het nadeel is dat zuinig verbruik niet wordt beloond. Daarom geniet het factureren aan de hand van het verbruik de voorkeur. Het plaatsen van meters en eventueel tussenmeters loont daarom zeker de moeite.

Wat op de factuur vermeld staat, kan aangerekend worden aan de groepen. Niet minder, maar ook niet meer. Het is immers niet toegelaten om energie te verkopen met winst, afrondingen buiten beschouwing gelaten.

Vergeet tot slot bij het effectieve verbruik van zowel elektriciteit als water ook de btw niet door te rekenen.

Over prijsbepaling werd reeds een artikel geschreven dat ook voor kampeerterreinen gedeeltelijk van toepassing is.

Lees meer over prijsbepaling in HuisWerk.
Overeenkomsten

Goede afspraken maken goede vrienden en daarvoor heb je een overeenkomst nodig. Zo'n overeenkomst biedt voor beide partijen zekerheid over rechten en plichten.

Om tot een geldige overeenkomst te komen, worden wel best bepaalde regels in acht genomen. Zo vermijd je onaangename verrassingen.

Wat vermelden?
In de (huur)overeenkomst vermeld je minstens volgende zaken:
- plaats en datum van ondertekening
- naam, adres en eventueel geboortedatum van de partijen (en hun vertegenwoordigers)
- tijdstip van begin en einde van het verblijf
- ligging, comfort en belangrijkste kenmerken van het gehuurde goed
- aard en aantal van inbegrepen diensten (bijvoorbeeld openluchtmateriaal)
- de afgesproken prijs
- de voorwaarden voor een eventuele prijsherziening
- de betalingstermijn en de wijze van betaling (voor voorschot, waarborg en saldo)
- bijzondere afspraken
- voorwaarden om het contract te verbreken, hetzij door huurder, hetzij door verhuurder
- aard van niet-inbegrepen diensten en hun prijs (bijvoorbeeld brandhout)
- verwijzing naar het huishoudelijk reglement (zie verder) 

Over de overeenkomst werd reeds een artikel geschreven dat ook voor kampeerterreinen gedeeltelijk van toepassing is.

Lees meer over de overeenkomst in HuisWerk.
Huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement is een zeer belangrijk instrument, het legt nl. een aantal afspraken vast tussen verhuurder (uitbater van het kampeerterrein) en huurder (meestal een jeugdgroep). Niet dat elk verblijf leidt tot problemen, verre van zelfs, maar als er dan toch eens discussie is, kunnen beide partijen terugvallen op het huishoudelijk reglement. Daarom wordt er in een contract vaak ook verwezen naar het huishoudelijk reglement of wordt het ondertekend bij aankomst van de groep.
In een huishoudelijk reglement kunnen zeer veel zaken aan bod komen. Denken we maar aan afspraken rond aankomst en vertrek van de groep, kampvuur, brandpreventie, schoonmaak van het terrein, afvalselectie, (geluids)overlast, energie (bv. gebruik stroomgenerator), maximumcapaciteit, enz.

Over het huishoudelijk reglement werd reeds een artikel geschreven dat ook voor kampeerterreinen gedeeltelijk van toepassing is.

Lees meer over het huishoudelijk reglement in HuisWerk.
Promotie

Promotie voeren vraagt tijd en een budget. Omdat deze middelen vaak beperkt zijn, is het aangewezen deze zo efficiënt mogelijk te investeren. Hiervoor wordt best een strategie uitgestippeld. Zo'n strategie bevat een duidelijk doel en product, en communiceert dit in een duidelijke boodschap aan wie moet worden overtuigd. Een promotiekanaal dat je daarbij niet mag negeren is www.opkamp.be.

Over promotie werd reeds een artikel geschreven dat ook voor kampeerterreinen gedeeltelijk van toepassing is.

Lees meer over promotie in HuisWerk.

Klantentevredenheid

Klantentevredenheid hangt niet alleen samen met het terrein op zich of met de omgeving waar het terrein gelegen is. Ook de communicatie tussen de uitbater en de verblijvende groep beïnvloedt de tevredenheid. De inhoud, het tijdstip en de manier waarop dit gebeurt, speelt namelijk een belangrijke rol.

Over klantentevredenheid werd reeds een artikel geschreven dat ook voor kampeerterreinen gedeeltelijk van toepassing is.

Lees meer over klantentevredenheid in HuisWerk.

Werken met vrijwilligers
De rol van vrijwilligers kan in de jeugdsector moeilijk overschat worden en aan dat vrijwilligerswerk zijn verschillende aspecten verbonden. Een goed vrijwilligersbeleid heeft aandacht voor werving en motivatie. Daarnaast is er de wet over de rechten van de vrijwilligers die aan vrijwilligersorganisaties een aantal verplichtingen oplegt.
Werven en motiveren
Er bestaan heel wat manieren om vrijwilligers te werven en te houden. Een goed vrijwilligersbeleid houdt hier rekening mee, maar dit zal uiteraard verschillen naargelang de grootte van het kampeerterrein. Kandidaten persoonlijk aanspreken zorgt voor de beste resultaten. Je kan ook een gratis advertentie plaatsen via de Steunpunten Vrijwilligerswerk.

Vrijwilligers werven is een eerste stap, ze behouden is de tweede stap die minstens even belangrijk is. Over werven en motiveren van vrijwilligers werd reeds een artikel geschreven dat ook voor kampeerterreinen van toepassing is.

Lees meer over werven en motiveren van vrijwilligers in HuisWerk.
De wet betreffende de rechten van vrijwilliger

In 2005 is er een wettelijk kader uitgewerkt voor vrijwilligerswerk. In 2006 werd de wet meteen aangepast. Een up-to-date brochure is te raadplegen via de Koning Boudewijnstichting.

In ons tijdschrift hadden we uiteraard aandacht voor de gevolgen die de nieuwe wet had voor het jeugdtoerisme.

Lees meer over de wet uit 2005 in HuisWerk.
Lees mee over de aanpassingen uit 2006 in HuisWerk.

Avontuurlijke speelruimte
Speelruimte is belangrijk voor een kampeerterrein. Deze ruimte kan zich aan het terrein of in de onmiddellijke omgeving bevinden. Bekendste voorbeelden zijn het speelterrein met allerlei toestellen of een afgebakende speelzone in het bos of een natuurreservaat, maar spelen kan eigenlijk overal. Elke ruimte is geschikt om te spelen, als er maar voldoende aanleiding is.

Daarom wat inspiratie om gras- en andere pleinen, in het bijzonder de eigen ruimte rondom het kampeerterrein, om te vormen tot aantrekkelijke speelplekken voor jongens en meisjes van diverse leeftijden. Hierbij ligt de focus op eenvoudige spelelementen zoals beplanting, reliëf, water of wat ruw materiaal, voldoende voor uren creatief spelplezier.

Over avontuurlijke speelruimte werd reeds een artikel geschreven dat ook voor kampeerterreinen van toepassing is.

Lees meer over avontuurlijke speelruimte in HuisWerk.