Je bekijkt onze site het best met Internet Explorer 7

Onderwerp bekijken:

Gepost door op 19/10/2011 in Groepen informeren

Groepen informeren

Groepen in een jeugdtoeristisch verblijf komen in een nieuwe omgeving terecht met nieuwe gebruiken. Hoe kan je die groepen goed informeren?

Wat moet in de informatiemap staan? Wanneer bezorg je informatie aan groepen? Wie moet de informatie krijgen en hoe wordt de informatie bezorgd? Volstaat de klassieke papieren informatiemap nog of bestaan er andere leuke manieren om groepen wegwijs te maken?

Wat zijn jullie ervaringen? Wat werkt en wat werkt niet? We zijn benieuwd naar jullie reacties.

Gepost door Buyse Tom (Horizon) op 26/10/2011

hoe, wanneer en wie informeren

Sinds 2007 werken we met het online reservatiesysteem van MagicManager. Heel belangrijk is dat alle gegevens maar 1 maal in het systeem moeten aangemaakt worden en dan vooral de emailadressen. Vrije periodes, offertes, huurcontracten, voorschotfacturen kunnen met 1 simpele handeling verstuurd worden naar de personen die in het systeem als verantwoordelijke aangeduid staan. Herrinneringen versturen per mail op niet binnengekomen ondertekende contracten, niet betaalde facturen gebeurd automatisch en zonder enige tussenkomst van een operator. Wanneer het ondertekende contract binnengekomen is dan ontvangt de huurder automatisch een mail met een login code die toegang biedt tot alle mogelijke informatie op onze website die nuttig is voor hun verblijf, zo krijgen ze toegang tot pedagogische dossiers die specifiek gericht is op leeftijd van de kinderen die op kamp komen. Plannen van gebouwen, overzicht van nuttige winkels, lijst met nuttige telefoonnummers, invullen en aanpassen van aantal deelnemers, doorgeven van aantal vegetariërs, godsdienstigie maaltijden, uren van aankomst, ... Al die informatie is 24/7 toegankelijk via login tot op de laatste dag van hun verblijf. Om ZEKER te zijn verstuurd het systeem automatisch 3 weken voor de aankomstdatum een controlefiche waar alle gegevens opstaan die wij over de groep in ons bezit hebben, we vragen aan de groep om deze gegevens ondertekend terug te faxen zodat er GEEN enkel misverstand kan ontstaan over aantallen deelnemers, datum en uur van aankomst en vertrek, facturatie, ... 1 week na het verblijf ontvangt de verantwoordelijke van de groep een automatische mail met een evaluatieformulier. Hopende jullie met bovenstaande informatie te kunnen helpen. Tom Buyse
Gepost door Guido Hellings (Bivakhuizen 't Driege) op 30/10/2011

Informatie aan groepen

In de paasvakantie krijgen de groepen een infomap toegestuurd van de stad Maaseik. In deze infomap staan: - De speelbossen - De dokters - De apotheekers - Info over het containerpark - Het politieregelement van toepassing op jeugdgroepen(geluid en dergelijke) Bij aankost op de kampplaats krijgen de groepen het huishoudelijk regelement nog eens onder ogen en wordt hen mondeling nog op het één en ander gewezen. (het huishoudelijk regelement staat ook op het contract). Op de tweede dag van het verblijf krijgen de groepen een bezoekje van de gemeenschapswacht.
Gepost door Agnes Essers (Bivak Houtenveld) op 30/10/2011

Informeren? kan je nooit te veel doen.

Bij het ondertekenen van het contract wordt met de groepen even bekeken welke de belangrijkste punten in het huishoudelijk reglement zijn mbt tot mogelijkheid tot muziek en kampvuur. De leiding komt dan nog eens op we of op bezoek, dan krijgen zij een stafkaart waarop het speelbos is aangeduid en wordt hun mondeling uitgelegd waar het speelbos ligt. We kijken samen welke troeven er zijn naar plaatsen voor 'n daguitstap en'n twee-daagse, halte van de Lijn en bereikbaarheid met de trein. Info ivm begroeiing de allergische reactie kan uitlokken en de insekten eigen aan de streek en de preventie hierrond.Tijdens de paasvakantie krijgen de groepen 'n infomap van de gemeente :dokters, supermakten,diensten gemeenschapswacht, dienst van de boswachters.De kookploeg komt nog eens langs , zij krijgen een volledige inventaris mee van de keuken en apparaten.Info over bakker en supermarkt. De ervaring leerde me dat je de info best op papier meegeeft, maar niet te vroeg, en steeds met ondersteuning van een verbale uitleg want mails, of infofolders worden zelden volledig gelezen door de jongeren. Volwassen begeleiders lezen de info doorgaans wel.
Gepost door Liset hamblok (Vakantiehuis Akindo) op 8/11/2011

onthaal en informatie aan groepen

Boekingen gebeuren meestal via mail. Wij vullen een boekingsformulier in met al de nodige gegevens van de groep. De groepen krijgen een verblijfsfactuur en huisreglement toegestuurd. Het huisreglement wordt ondertekend teruggestuurd. Nieuwe groepen worden uitgenodigd voor een bezoekje vooraf. Bij aankomst worden zij verwelkomt, indien nodig rondleiding geven enz. en krijgen een infomap:met: - inventarislijst - lijjst van de energiestanden - deelnememerslijst - lijst aantal kamers, prijzen vuilzakken - werking vaatwasser - huisreglement - lijst winkels, bakker, belangrijke telefoonnummers (dokter) enz. - rugzakje met allerlei folders van bezienswaardigheden in Lommel,fietsroutes, strrandbal en leuke gagets. De verantwoordelijke van de groep laat 14 dagen op voorhand het uur van aankomst en vertek weten. Tijdens het verblijf brengt de conciërge (woont op het domein) een bezoekje aan de groepen. De groepen ( vooral de kinderen ) kunnen mee de dieren verzorgen in het dierenpark, kunnen deelnemen aan een dierenquiz en dan hangt een prijsje aan vast! Op vraag kunnen wij zorgen voor ontbijt en warme maaltijden.
Gepost door Mussen Edgard (De Dries) op 25/11/2011

Voorzitter

De groepen, die tijdens de zomermaanden in De Dries verblijven, worden een drietal weken op voorhand per email gecontacteerd. In deze mail worden afspraken gemaakt om hun verblijf zo goed mogelijk te laten verlopen. Ook allerhande info wordt meegestuurd zoals info over de gemeente, bezienswaardigheden, tarieven van energie, nuttige adressen (dokters, ziekenhuizen, apotekers, bakkers, winkels enz). Wij vragen ook om enkele formulieren te tekenen en dan de eertse dag mee te brengen (huishoudelijk reglement, brandveiligheid, formulier om zich aan te bieden bij de wijkagent). Bij hun aankomst worden de groepen ontvangen, wordt info gegeven over alles wat het jeugdverblijf betreft en worden sommige afspraken herhaald bijvoorbeeld over geluidsoverlast, relatie met de buren, afval. In de keuken hangt de meest nuttige info tegen de muur. Alle mondelinge info staat ook op papier en wordt hen ook overhandigd. Toch moeten wij vast stellen dat sommige groepen die info amper of helemaal niet lezen (excuse: ik heb die mail niet ontvangen) maar het tegendeel is ook waar: er zijn groepen die werkelijk alles piekfijn op orde hebben.

Een reactie geven

Naam
Jeugdverblijf
E-mail (wordt niet gepubliceerd)
Titel
Bericht
Vul voorgestelde code in: