Je bekijkt onze site het best met Internet Explorer 7
Gepost door op 19/10/2011 in Groepen informeren

Groepen informeren

Groepen in een jeugdtoeristisch verblijf komen in een nieuwe omgeving terecht met nieuwe gebruiken. Hoe kan je die groepen goed informeren?

Wat moet in de informatiemap staan? Wanneer bezorg je informatie aan groepen? Wie moet de informatie krijgen en hoe wordt de informatie bezorgd? Volstaat de klassieke papieren informatiemap nog of bestaan er andere leuke manieren om groepen wegwijs te maken?

Wat zijn jullie ervaringen? Wat werkt en wat werkt niet? We zijn benieuwd naar jullie reacties.

Gepost door Buyse Tom(Horizon) op 26/10/2011

hoe, wanneer en wie informeren

Sinds 2007 werken we met het online reservatiesysteem van MagicManager. Heel belangrijk is dat alle gegevens maar 1 maal in het systeem moeten aangemaakt worden en dan vooral de emailadressen. Vrije periodes, offertes, huurcontracten, voorschotfacturen kunnen met 1 simpele handeling verstuurd worden naar de personen die in het systeem als verantwoordelijke aangeduid staan. Herrinneringen versturen per mail op niet binnengekomen ondertekende contracten, niet betaalde facturen gebeurd automatisch en zonder enige tussenkomst van een operator. Wanneer het ondertekende contract binnengekomen is dan ontvangt de huurder automatisch een mail met een login code die toegang biedt tot alle mogelijke informatie op onze website die nuttig is voor hun verblijf, zo krijgen ze toegang tot pedagogische dossiers die specifiek gericht is op leeftijd van de kinderen die op kamp komen. Plannen van gebouwen, overzicht van nuttige winkels, lijst met nuttige telefoonnummers, invullen en aanpassen van aantal deelnemers, doorgeven van aantal vegetariërs, godsdienstigie maaltijden, uren van aankomst, ... Al die informatie is 24/7 toegankelijk via login tot op de laatste dag van hun verblijf. Om ZEKER te zijn verstuurd het systeem automatisch 3 weken voor de aankomstdatum een controlefiche waar alle gegevens opstaan die wij over de groep in ons bezit hebben, we vragen aan de groep om deze gegevens ondertekend terug te faxen zodat er GEEN enkel misverstand kan ontstaan over aantallen deelnemers, datum en uur van aankomst en vertrek, facturatie, ... 1 week na het verblijf ontvangt de verantwoordelijke van de groep een automatische mail met een evaluatieformulier. Hopende jullie met bovenstaande informatie te kunnen helpen. Tom Buyse

Een reactie geven op deze reactie

Naam
Jeugdverblijf
E-mail (wordt niet gepubliceerd)
Titel
Bericht
Vul voorgestelde code in: